【スキルアップ】「忙しい」から抜け出す！生産性を最大化するタイムマネジメント術・3つの基本

TADANAO TSUDA
7 日前
読了時間: 3分

＜はじめに＞

タイムマネジメントは「時間を切り詰める」ことではない

いつも本メディアをお読みいただきありがとうございます。

「毎日バタバタしているのに、気づけば1日が終わっていて、重要な仕事が終わっていない…」そんな悩みを抱えていませんか？特に新しい環境に飛び込んだばかりの時や、業務範囲が広がったタイミングで、時間管理の壁にぶつかる方は非常に多いです。

タイムマネジメントを「とにかく作業を早くこなすこと」や「睡眠時間を削って働くこと」と勘違いしている人がいますが、それは間違いです。本当のタイムマネジメントとは、「自分にとって最も価値のある仕事に、最大限のエネルギーを注ぐための技術」です。

今回は、残業ゼロで高い成果を出し続けるビジネスパーソンが実践している、3つの基本的なルールをご紹介します。

＜基本①＞

タスクを「重要度」と「緊急度」で仕分ける

有名なフレームワークですが、すべての仕事は以下の4つの領域に分類できます。

緊急かつ重要（クレーム対応、明日のプレゼン準備、締め切り直前の業務）
緊急ではないが重要（スキルアップの勉強、中長期の計画立案、業務効率化の仕組み作り）
緊急だが重要ではない（突然の電話、意味のない定例会議、急な頼まれごと）
緊急でも重要でもない（目的のないネットサーフィンなど）

生産性が高い人は、「2. 緊急ではないが重要」な領域に最も多くの時間を割きます。 この領域のタスクを先回りしてこなすことで、「1. 緊急かつ重要」なトラブルを未然に防ぐことができるからです。出社直後や朝一番の集中できる時間帯を、意識的にこの「第2領域」の仕事にあててみてください。

＜基本②＞

「時間の見積もり」を1.5倍で設定する

スケジュールが崩れる最大の原因は、「この作業は30分で終わるだろう」という楽観的な見積もりにあります。途中で電話がかかってきたり、思わぬ修正が入ったりするのが仕事の常です。

人間は自分の処理能力を高く見積もる傾向があるため、タスクにかかる時間を予想したら、必ず「1.5倍」の時間をカレンダーにブロック（確保）する習慣をつけてください。 1時間で終わると思った会議や作業の枠を1.5時間で取っておくことで、予定が押した時のバッファ（ゆとり）が生まれ、精神的な焦りがなくなります。